سلام به همه مدیران مسئولیت‌پذیر و کارآفرینان هوشیار ایرانی! تو مقاله‌های قبلی، در مورد برنامه‌ریزی، سازماندهی و رهبری تو مدیریت کسب و کار صحبت کردیم. گفتیم که برنامه‌ریزی مثل یه نقشه راهه، سازماندهی مثل آماده کردن وسیله نقلیه و رهبری هم مثل رانندگی ماهرانه برای رسیدن به مقصد. اما حالا فرض کنید همه این کارها رو به بهترین شکل انجام دادیم، ولی تو طول مسیر اصلاً حواسمون به جاده و علائم راهنمایی نبود. به نظرتون به مقصد می‌رسیم؟
اینجاست که اهمیت “کنترل و نظارت” مشخص می‌شه. کنترل و نظارت در کسب و کار در واقع قدم چهارم و یکی از حیاتی‌ترین قدم‌ها برای مدیریت حرفه‌ای یه کسب و کاره. یعنی بعد از اینکه برنامه‌مون رو ریختیم، منابعمون رو سازماندهی کردیم و تیممون رو به حرکت درآوردیم، حالا باید به طور مداوم عملکردمون رو زیر نظر داشته باشیم و مطمئن بشیم که همه چیز طبق برنامه پیش می‌ره. تو این مقاله می‌خوایم به زبون خودمونی و با مثال‌های ایرانی بهتون بگیم کنترل و نظارت در کسب و کار یعنی چی، چرا اینقدر مهمه و چطور می‌تونیم یه سیستم کنترل و نظارت موثر تو شرکت خودمون پیاده کنیم. پس با ما همراه باشید!
به زبون ساده، کنترل و نظارت در کسب و کار یعنی یه جورایی “چشم و گوش” شرکت بودن. یعنی اینکه دائم حواسمون به همه چیز باشه و ببینیم آیا داریم طبق برنامه‌مون پیش می‌ریم یا نه. اگه یه جایی از مسیر منحرف شدیم، سریع متوجه بشیم و مسیرمون رو اصلاح کنیم. به طور دقیق‌تر، کنترل و نظارت در کسب و کار شامل یه سری فعالیت‌های کلیدی می‌شه:
- تعیین استانداردها: چه عملکردی رو “خوب” یا “بد” می‌دونیم؟ (تعیین شاخص‌های کلیدی عملکرد یا KPIs)
- اندازه‌گیری عملکرد: الان واقعاً چقدر خوب یا بد داریم کار می‌کنیم؟ (جمع‌آوری اطلاعات در مورد عملکرد واقعی)
- مقایسه عملکرد با استانداردها: آیا عملکردمون با استانداردهایی که تعیین کردیم مطابقت داره؟ (تحلیل انحرافات)
- اقدام اصلاحی: اگه انحرافی وجود داره، چطور می‌تونیم اون رو برطرف کنیم؟ (انجام اقدامات لازم برای بهبود عملکرد)
شاید فکر کنید اگه یه برنامه ریزی دقیق داشته باشیم و یه تیم حرفه‌ای رو استخدام کنیم، دیگه نیازی به کنترل و نظارت نداریم. اما واقعیت اینه که بدون کنترل و نظارت در کسب و کار، حتی بهترین برنامه‌ها هم ممکنه به نتیجه نرسه. یه سیستم کنترل و نظارت درست بهتون کمک می‌کنه:
- از اشتباهات جلوگیری کنید: با نظارت مداوم، می‌تونید قبل از اینکه یه اشتباه کوچیک به یه مشکل بزرگ تبدیل بشه، اون رو شناسایی و برطرف کنید.
- به موقع تصمیم بگیرید: وقتی اطلاعات دقیقی از عملکردتون داشته باشید، می‌تونید سریع و به موقع تصمیمات درستی بگیرید و از فرصت‌ها به بهترین شکل استفاده کنید.
- مسئولیت‌پذیری رو افزایش بدید: وقتی همه بدونن که عملکردشون به طور مداوم ارزیابی می‌شه، احساس مسئولیت بیشتری نسبت به وظایفشون پیدا می‌کنن و تلاش می‌کنن بهترین نتیجه رو بگیرن.
- بهبود مستمر رو تضمین کنید: با تحلیل نقاط قوت و ضعف عملکردتون، می‌تونید به طور مداوم فرآیندها و روش‌های کارتون رو بهبود ببخشید و کارایی شرکت رو افزایش بدید.
- به اهدافتون برسید: در نهایت، هدف اصلی کنترل و نظارت در کسب و کار اینه که مطمئن بشیم داریم طبق برنامه‌مون پیش می‌ریم و در نهایت به اهدافی که تعیین کردیم می‌رسیم.
کنترل یه مفهوم گسترده‌ست که انواع مختلفی داره. در اینجا به چند تا از رایج‌ترین انواع کنترل در کسب و کار اشاره می‌کنیم:
- کنترل پیشگیرانه: این نوع کنترل قبل از شروع فعالیت‌ها انجام می‌شه و هدفش جلوگیری از بروز مشکلات احتمالیه.
- یه مثال ایرانی: فرض کنید یه شرکت تولید کننده مواد غذایی می‌خواد یه محصول جدید رو وارد بازار کنه. تو کنترل پیشگیرانه، این شرکت قبل از شروع تولید، مواد اولیه رو به دقت بررسی می‌کنه، دستگاه‌ها رو کالیبره می‌کنه و به کارکنان آموزش‌های لازم رو می‌ده تا از تولید محصول با کیفیت پایین جلوگیری کنه.
- کنترل همزمان: این نوع کنترل در حین انجام فعالیت‌ها انجام می‌شه و هدفش شناسایی و رفع مشکلات در لحظه است.
- یه مثال ایرانی: فرض کنید یه شرکت ساختمانی در حال ساخت یه پل بزرگه. تو کنترل همزمان، مهندسان ناظر به طور مداوم کیفیت مصالح، نحوه اجرای کار و رعایت استانداردهای ایمنی رو بررسی می‌کنن تا از بروز هرگونه مشکل در حین ساخت جلوگیری کنن.
- کنترل پس از عمل: این نوع کنترل بعد از اتمام فعالیت‌ها انجام می‌شه و هدفش ارزیابی عملکرد و شناسایی نقاط قوت و ضعف برای بهبود عملکرد در آینده است.
- یه مثال ایرانی: فرض کنید یه شرکت فروش آنلاین، کمپین فروش ویژه‌ای رو برگزار کرده. تو کنترل پس از عمل، این شرکت میزان فروش، تعداد بازدیدکنندگان سایت، نظرات مشتریان و سایر شاخص‌های کلیدی عملکرد رو تحلیل می‌کنه تا بفهمه کمپین چقدر موفق بوده و برای کمپین‌های بعدی چه تغییراتی رو باید اعمال کنه.
برای اینکه بتونیم به طور موثر عملکردمون رو کنترل و نظارت کنیم، به یه سری ابزار نیاز داریم. در اینجا به چند تا از مهم‌ترین ابزارها اشاره می‌کنیم:
- بودجه: بودجه یه برنامه مالیه که نشون می‌ده چقدر پول داریم و چطور می‌خوایم اون رو خرج کنیم. مقایسه عملکرد واقعی با بودجه بهمون کمک می‌کنه بفهمیم آیا داریم طبق برنامه‌مون پیش می‌ریم یا نه.
- گزارش‌های عملکرد: گزارش‌های عملکرد دوره‌ای، اطلاعات دقیقی در مورد عملکرد بخش‌های مختلف شرکت بهمون می‌ده. این گزارش‌ها می‌تونن شامل گزارش‌های فروش، گزارش‌های تولید، گزارش‌های مالی و غیره باشن.
- شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs): KPIs شاخص‌هایی هستن که نشون می‌دن چقدر به اهدافمون نزدیک شدیم. انتخاب KPIs مناسب و اندازه‌گیری منظم اون‌ها برای کنترل و نظارت موثر ضروریه.
- سیستم‌های اطلاعات مدیریت (MIS): MIS یه سیستم کامپیوتریزه که اطلاعات مورد نیاز مدیران رو برای تصمیم‌گیری فراهم می‌کنه. یه MIS خوب می‌تونه به طور قابل توجهی فرآیند کنترل و نظارت رو تسهیل کنه.
ممیزی: ممیزی یه فرآیند مستقل برای ارزیابی عملکرد و شناسایی نقاط ضعف و قابل بهبوده. ممیزی می‌تونه داخلی یا خارجی باشه.
برای اینکه بتونیم یه سیستم کنترل و نظارت موثر تو شرکت خودمون پیاده کنیم، باید یه سری اصول رو رعایت کنیم:
- استانداردهای واقع بینانه تعیین کنید: استانداردهایی که تعیین می‌کنید باید قابل دستیابی باشن و با منابع و امکانات شرکتتون همخوانی داشته باشن.
- اطلاعات دقیق و به موقع جمع‌آوری کنید: اطلاعاتی که برای کنترل و نظارت جمع‌آوری می‌کنید باید دقیق، کامل و به موقع باشن تا بتونید تصمیمات درستی بگیرید.
- انحرافات رو به سرعت شناسایی کنید: سیستم کنترل و نظارتتون باید طوری طراحی شده باشه که بتونید انحرافات رو در اسرع وقت شناسایی کنید و اقدامات لازم رو برای رفع اون‌ها انجام بدید.
- اقدامات اصلاحی موثر انجام بدید: اقدامات اصلاحی که انجام می‌دید باید متناسب با علت انحراف باشن و بتونن مشکل رو به طور کامل برطرف کنن.
- بهبود مستمر رو در نظر داشته باشید: کنترل و نظارت یه فرآیند پویاست و باید به طور مداوم بهبود پیدا کنه. از نتایج کنترل و نظارت برای بهبود فرآیندها و روش‌های کارتون استفاده کنید.
کنترل و نظارت در کسب و کار یه فرآیند حیاتیه که بهتون کمک می‌کنه مطمئن بشید دارید طبق برنامه‌تون پیش می‌رید و در نهایت به اهدافتون می‌رسید. با پیاده‌سازی یه سیستم کنترل و نظارت موثر، می‌تونید از اشتباهات جلوگیری کنید، به موقع تصمیم بگیرید، مسئولیت‌پذیری رو افزایش بدید و بهبود مستمر رو تو شرکتتون تضمین کنید
اگر دوست دارید یک مقاله به زبان انگلیسی در مورد کنترل و نظارت در کسب و کار بخوانید ، لطفا اینجا کلیک کنید.
